Att våga säga nej skapar utrymme för fler värdeskapande och bättre ja:n

De flesta av oss chefer har på grund av alla krav och inflödet av förfrågningar från olika håll alltför mycket att göra och för lite tid.

Vi vet hur viktigt det är att kunna säga nej. Bland annat för som forskningen visar; att oförmågan att säga nej ökar risken för stress, utbrändhet och depression. Och inte minst; innerst inne vet vi att ja-chefer i regel förlorar omgivningens respekt och blir behandlade som dörrmattor. Men vad är det då som gör det logiska säga-nej-beteendet så svårt? Jo, att våra känslor stökar till det. Vi känner oss osäkra på eller kan inte hantera (våra farhågor om) konsekvenserna av att säga nej. För tänk om personen blir irriterad, sur, ledsen, tycker jag är en dålig människa eller aldrig frågar igen. Detta styr våra val och beteenden mot det irrationella. Om vi inte tänker till ordentligt.

Lösningen är att hitta ett sätt att säga nej på som gör att människor ändå känner sig respekterade, och att bara säga ja efter att ha gjort en kritisk bedömning; ska uppgiften lösas av just dig och i så fall hur? I senaste numret av Harvard Business Review presenteras ett ramverk i tre steg för den uppgiften:
 
Gör en kritisk bedömning av förfrågan
Be frågeställaren om ett memorandum som underlag, med information om:

• Dagens datum och tid?
• Vem står bakom förfrågan?
• Vad är det mer specifikt som ska levereras/utföras/göras?
• Deadline?
• Vilka resurser behövs?
• Vem fattar beslut i frågan och har du den personens/gruppens godkännande?
• Vilka är de möjliga fördelarna med att uppgiftens utförs?
• Vilka är de kända och de dolda kostnaderna?

 
Välmotiverade nej
Ett bra nej kräver bra timing och logik.
 
Värdeskapande ja
Varje bra nej skapar utrymme för bättre ja:n – som göra nytta i verksamheten, bygger relationer och höjer förtroende för dig som person. Ett bra ja kräver analys och tydlig kommunikation kring vad det är du säger ja till och en fokuserad plan för genomförande.

För konkreta svarsformuleringar, caseexempel och djupare läsning kolla The Harvard Business Review-artikeln ”Learn when to say no”.

 

Som prenumerant på Chefshusets nyhetsbrev får du varje onsdag Veckans ledarskapsnyhet direkt i din mejl.

Foto: © Kaspars Grinvalds