Ökända beteenden som ger usla möten – och vad du som chef kan göra åt det

En stor del av chefsvardagen spenderas i möten, vilket många upplever som mestadels bortkastad tid. Inte främst för att det är värdelöst att träffas, men för att mötena renderar ytterst mager verksamhetsnytta beroende på brister i förberedelser och/eller genomförande.

Något som kan få det mest väl förberedda mötet att spåra ur är mötesdeltagare som intar vissa klassiska roller och beteenden. Dit hör de som

• dominerar genom att engagerat prata på bäst de kan, för att sen zooma ut och inte lyssna när andra pratar
• kväver dialog och nya idéer genom att till det mesta som sägs fälla negativa kommentarer med förklaringen att ”jag säger ju bara som det är”
• håller med alla och bara yttrar glada tillrop och upprepningar av vad andra redan har sagt
• genom långa utläggningar och anekdoter stjäl allas tid och leder mötet bort från agendan
• upplever att de försöker dela sina kloka idéer och reflektioner men som faller i tystnad övertygade om att ingen bryr sig om vad de har att säga.

Enligt en artikel i Quartz at Work finns det en lösning som hindrar deltagare att gå in i klassiskt destruktiva mötesroller. Det är att tilldela alla varsin av nedan tre förutbestämda mötesroller:

Medlemmarna äger mötet och är ansvariga för mötesutfallet. De samtalar, diskuterar, lyssnar och responderar uppriktigt och respektfullt.

Kritikerna hjälper medlemmarna att få ett bra möte. De får inte prata under medlemmarnas pågående samtal, men minst två gånger under mötet ska medlemmarna pausa och lyssna in kritikernas åsikter om mötets kvalitet, substansen i samtalet och förutsättningarna för medlemmarna att landa i bra slutsatser och beslut.

Observatörerna ska inte prata under mötet. De ska lyssna, reflektera och använda sina observationer i medlems- eller kritikersrollen under framtida möten.

Om en medlem exempelvis skulle gå in i djävulens-advokat-rollen, så blir det mötesledarens uppgift att vänligt påminna om att det är kritikernas uppgift och att hen som medlem ska dela sina egna tankar och åsikter och inte negativa reaktioner på andras.

Det är av största vikt att rollerna fördelas lika över ett antal möten, och att alla vet att de ska ha alla roller. Och ännu viktigare; vem som har vilken roll vid ett specifikt mötestillfälle får inte vara personligt. För fördjupad läsning och konkreta exempel läs mer i Quartz at Work-artikeln How to run an effective meeting.

Som prenumerant på Chefshusets nyhetsbrev får du varje onsdag Veckans ledarskapsnyhet direkt i din mejl.

Foto: © Chaay_tee