Sanningen om öppna kontorslandskap

Det har aldrig varit enklare att samarbeta på jobbet. Öppna aktivitetsbaserade kontorsytor har ersatt kontorsrummen och digitala kommunikationsplattformar har ersatt telefonsamtal och telefax. Samtidigt visar forskning att dessa strukturer resulterar i mindre interaktion – eller mindre meningsfull interaktion – och inte mer. För ironiskt nog har spridningen av olika sätt att interagera också gjort det enklare att välja att inte respondera. Anställda skapar den ”fjärde väggen” för att få vara i fred.

”When the firm switched to open offices, face-to-face interactions fell by 70%”

För att få till rätt typ och omfattning av interaktion medarbetarna emellan, så finns det saker att tänka på enligt senaste numret av Harvard Business Review:

Cheferna avgör
Det är chefernas syn på verksamhetens behov och inte medarbetarnas individuella behov som bör styra hur de fysiska lokalerna och den digitala strukturen ska se ut.

Kostnader, samarbete eller koncentrerat arbete
Chefer bör analysera och vara öppna med vad som är prioritet för verksamheten; låga lokalkostnader, samarbete eller stora möjligheter till fokus och koncentrerat arbete.

Närhet är av stor betydelse
Ju längre fysiskt avstånd, desto mindre väljer personer att kommunicera både fysiskt och digitalt visar forskning. Att medarbetarna jobbar hemifrån är således inte lämpligt om verksamhetens behov kräver att medarbetarna kommunicerar och samarbetar.

Rätt samarbete i rätt omfattning behöver inte alltid kosta
Det behöver inte kräva mycket arbete och pengar att optimera medarbetarnas samarbete. Studier har visat att det kan handla om bordens storlek (små bättre än stora), antalet whiteboards, interna events eller lokaliseringen av kaffemaskinen.

Testa, mäta, testa, mäta
Det har aldrig varig enklare att testa och mäta vilken lösning som passar verksamheten bäst. Med hjälp av sensorer, digitala spår och algoritmer kan chefer mäta såväl volym som kvalitet på samarbetet vid olika lösningar.

Läs mer i november-december utgåvan av Harvard Business Review ”The truth about open offices”. 

Som prenumerant på Chefshusets nyhetsbrev får du varje onsdag Veckans ledarskapsnyhet direkt i din mejl.

Foto: leungchopan