Sex frågor som hjälper dig lägga tid på rätt saker och få ner din arbetsbelastning

Impulsen att omedelbart ta sig an alla möjliga uppgifter delas av många chefer. Att få skapa den härliga känslan av att stryka en miljon saker på att-göra-listan eller se chefskollegornas lättade ansikten när jag (som vanligt) räcker upp jag-kan-ta-den-handen. Måhända ljuvlig i stunden, men på sikt ohållbar eftersom arbetsbelastningen blir omöjlig. Men lika viktigt; för att du lägger tid på fel saker utifrån ditt chefsuppdrag.

Om du vill få ner din arbetsbelastning och säkerställa att rätt saker får din tid och uppmärksamhet, använd följande sex frågor för att kritiskt bedöma huruvida uppgiften/erna verkligen behöver göras (av dig):
 
1) Varför är den här uppgiften nödvändig?
“Varför”-frågan säkerställer att du prioriterar kritiska uppgifter som är i linje med den överordnade målbilden, medan övriga uppgifter delegeras eller raderas. 
 
2) Passar uppgiften in i dina “tidsmappar”? 
Genom att göra en tidsbudget med tidsmappar för dina viktigaste arbetsområden (exempelvis att ta fram en ny vision eller ett nytt affärskoncept, att leda teamet, ledningsgruppsarbete eller mailande) ökar medvetenheten om dina huvudansvarsområden och vad som förtjänar din tid och uppmärksamhet. 
 
3) Vad skulle hända om en månad om du inte utför uppgiften?
Det kan kännas skönt i stunden att ta sig an snabba operativa uppgifter, men om du bedömer att varken du eller någon annan kommer att komma ihåg vare sig uppgiften eller dess betydelse några dagar längre fram så kan du låta uppgiften passera. 
 
4) Vem önskar att få uppgiften gjord och vem är den rätta personen att utföra den?
Frigör tid och öka medarbetarengagemanget genom att delegera. Och fråga dig själv vem som är den rätta personen att utföra uppgiften.
 
5) Hur ofta överdriver du en uppgifts betydelse?
Ifrågasätt dina antaganden om en uppgifts tidsram och viktighet. Prioritera uppgiften om den verkligen ingår i ditt ansvarsområde och om den är brådskande. 
 
6) Vilken historia berättar du för dig själv? 
Föreställer du dig förskräckliga konsekvenser om du inte utför uppgiften, som att Folk kommer tänka att du är oförskämd, att dina medarbetare redan har för mycket att göra eller att du kommer framstå som inkompetent och svag? Gör en FAKTA- vs en FUD-lista (fear, uncertainty and doubt) för att fatta beslut kring uppgiften.
 
För fler konkreta exempel och mer djup läs The Harvard Business Review-artikeln “If You’re Overworked, Learn Which Tasks to Hand Off.”
 

Som prenumerant på Chefshusets nyhetsbrev får du varje onsdag Veckans ledarskapsnyhet direkt i din mejl.

Foto: ©StockPhotoPro